Excel mit KI im Vergleich: Microsoft Copilot vs. ChatGPT vs. Google Gemini

Die Formel, die man zweimal im Jahr braucht, hat niemand im Kopf. Früher führte der Weg über eine Suchmaschine und drei Forenbeiträge, von denen zwei auf eine ältere Excel-Version gemünzt waren. Heute übernimmt das eine KI – nur gibt es dafür inzwischen drei grundverschiedene Wege: den Assistenten direkt in der Tabelle, den Chat daneben, und die Tabellenkalkulation von Google mit eingebauter KI.

Dieser Vergleich zeigt, welcher Weg zu welcher Arbeitsweise passt. Vorweg das Wichtigste: Die Unterschiede liegen weniger in der Intelligenz der Modelle als in der Frage, wo die KI sitzt und was sie sehen darf.

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

	Copilot in Excel	ChatGPT	Gemini in Google Tabellen
Sitzt	in der Tabelle	daneben, im Browser	in der Tabelle
Sieht Ihre Daten	ja, direkt im Blatt	nur, was Sie hineingeben	ja, direkt im Blatt
Stärke	Arbeiten im Bestand	Erklären und Rechnen	Schnelle Auswertungen
Voraussetzung	Microsoft-365-Abo	Konto, Browser genügt	Google-Workspace-Konto

Detailvergleich: Die sechs entscheidenden Kategorien

1. Wo die KI sitzt – und warum das alles verändert

Copilot ist in Excel eingebaut. Er kennt die Tabelle, in der Sie gerade stehen, die Spaltenüberschriften und die Formate. Eine Anweisung wie „markiere alle Zeilen, in denen die Marge unter zehn Prozent liegt" führt direkt zu einer Änderung im Blatt.

ChatGPT sitzt daneben. Es weiß von Ihrer Tabelle nur das, was Sie hineinkopieren oder als Datei hochladen. Das klingt nach einem Nachteil, ist aber oft einer: Sie behalten die Kontrolle darüber, was das Werkzeug zu sehen bekommt – und Sie können Zwischenstände besprechen, ohne dass sich etwas in der Datei ändert.

Gemini in Google Tabellen arbeitet wie Copilot im Dokument, ist dabei aber enger auf Auswertung und Aufbereitung zugeschnitten als auf das Umbauen gewachsener Arbeitsmappen.

2. Formeln erzeugen und – wichtiger – erklären

Alle drei schreiben korrekte Formeln, wenn die Frage präzise gestellt ist. Der Unterschied zeigt sich beim zweiten Schritt: Was tun, wenn die Formel nicht das tut, was Sie erwartet haben?

Hier liegt ChatGPT vorn. Es erklärt eine verschachtelte Formel Schritt für Schritt, benennt den Fehler und schlägt eine Alternative vor. Für alle, die Excel wirklich verstehen und nicht nur bedienen wollen, ist das der entscheidende Punkt. Copilot und Gemini sind stärker auf das Ergebnis ausgerichtet und knapper in der Begründung.

💡 Tipp: Lassen Sie sich jede Formel erklären, bevor Sie sie übernehmen. Eine falsche Formel, die plausible Zahlen liefert, ist gefährlicher als eine, die eine Fehlermeldung wirft.

3. Auswertungen und Datenanalyse

Beim Auswerten größerer Datenmengen zeigt sich ein deutlicher Unterschied in der Arbeitsweise. ChatGPT kann hochgeladene Tabellen rechnerisch auswerten, Diagramme erzeugen und Zwischenschritte offenlegen – es rechnet dabei tatsächlich, statt die Antwort nur zu formulieren.

Copilot und Gemini punkten dafür bei Routineauswertungen im Bestand: Zusammenfassungen, Trends über Zeiträume, Pivot-ähnliche Verdichtungen. Das geht schnell und bleibt im gewohnten Werkzeug.

4. Datenschutz und Firmendaten

Der Punkt, an dem die Entscheidung in Unternehmen oft fällt. Copilot und Gemini verarbeiten Ihre Daten innerhalb der jeweiligen Unternehmensumgebung, für die Ihr Arbeitgeber bereits einen Vertrag geschlossen hat. Für personenbezogene oder vertrauliche Daten ist das in der Regel der sauberere Weg.

Beim Chat daneben entscheiden Sie bei jedem Einfügen neu, was das Werkzeug zu sehen bekommt. Das ist Freiheit und Verantwortung zugleich.

⚠️ Wichtig: Klären Sie vor dem ersten Einsatz, welche Datenkategorien in welchem Werkzeug landen dürfen. Kundennamen, Gehälter und Gesundheitsdaten gehören in keinen Chat, für den es keine betriebliche Freigabe gibt.

5. Große Dateien und die Grenzen

Alle drei Werkzeuge haben Grenzen, nur reden sie unterschiedlich offen darüber. Sehr große Arbeitsmappen, viele verknüpfte Blätter und gewachsene Makro-Konstrukte bringen jeden Assistenten an seine Grenzen. Je komplexer die Mappe, desto wichtiger wird es, Teilbereiche einzeln zu bearbeiten statt das Ganze auf einmal.

6. Lernkurve und Alltagstauglichkeit

Für den Einstieg ist der Chat am einfachsten: Es gibt kein Abo zu klären und keine Freigabe abzuwarten. Die eingebauten Assistenten sind dagegen schneller, sobald sie einmal verfügbar sind – weil das Kopieren zwischen zwei Fenstern entfällt.

Der große Vergleichs-Check

Kategorie	Copilot	ChatGPT	Gemini
Arbeitet direkt in der Datei	✅	❌	✅
Erklärt Formeln ausführlich	⚠️	✅	⚠️
Rechnet nachvollziehbar	⚠️	✅	⚠️
Ohne Abo nutzbar	❌	✅	❌
Für Firmendaten freigegeben	✅	⚠️	✅
Gut bei gewachsenen Mappen	✅	⚠️	⚠️

Was es kostet

Konkrete Preise ändern sich zu häufig, um sie hier festzuschreiben. Entscheidender ist das Abrechnungsmodell, und das ist seit Jahren stabil:

• Copilot in Excel ist an ein Microsoft-365-Abo gebunden und wird pro Nutzer und Monat abgerechnet. Die Entscheidung fällt meist in der IT, nicht am Schreibtisch.
• ChatGPT hat eine kostenlose Stufe, die für Formelfragen oft ausreicht. Die Bezahlstufe lohnt sich, sobald Sie regelmäßig Dateien auswerten lassen.
• Gemini in Google Tabellen hängt am Workspace-Abo des Unternehmens.

Prüfen Sie vor der Anschaffung, ob in Ihrem bestehenden Abo bereits ein Assistent enthalten ist. In vielen Unternehmen ist das der Fall, ohne dass es die Belegschaft weiß.

Empfehlung: Welches Werkzeug passt zu Ihnen?

Wählen Sie Copilot in Excel, wenn...

• ... Sie ohnehin täglich in Excel arbeiten und Microsoft 365 im Haus ist.
• ... Sie mit gewachsenen Arbeitsmappen hantieren, die niemand neu aufbauen will.
• ... Ihre Daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen.

Wählen Sie ChatGPT, wenn...

• ... Sie Excel nicht nur bedienen, sondern verstehen wollen.
• ... Sie ohne Abo und ohne IT-Freigabe sofort loslegen möchten.
• ... Sie Auswertungen brauchen, bei denen Sie jeden Rechenschritt nachvollziehen können.

Wählen Sie Gemini in Google Tabellen, wenn...

• ... Ihr Unternehmen ohnehin mit Google Workspace arbeitet.
• ... Sie vor allem auswerten und aufbereiten, statt komplexe Mappen umzubauen.

Fazit: Die Frage ist nicht, welche KI die beste ist

Alle drei Werkzeuge beherrschen Excel-Formeln sicher. Den Unterschied macht die Arbeitsweise: Der eingebaute Assistent spart Wege, der Chat daneben erklärt besser und lässt Ihnen die Kontrolle darüber, welche Daten er sieht.

In unseren Kursen sehen wir häufig die Kombination aus beidem – der eingebaute Assistent für die tägliche Routine, der Chat für die kniffligen Fälle und zum Lernen. Wer beides beherrscht, spart nicht nur Zeit, sondern versteht am Ende auch die eigenen Tabellen besser.

Excel wirklich beherrschen statt nur bedienen

Im Kurs Excel mit KI: Datenanalyse automatisieren zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Auswertungen automatisieren, Formeln sicher prüfen und typische Fehlerquellen erkennen – praxisnah und mit Zertifikat.

Konkrete Formulierungen zum Mitnehmen finden Sie in unserem Artikel ChatGPT Prompts für Excel. Begriffe wie „Prompt" oder „Kontextfenster" erklärt unser Glossar.